売上を報告する目的やメリットは？効率化するためにおすすめのツールも紹介

多くの営業組織において売上の報告が行われています。

しかし、営業担当者としては「報告が面倒くさい」「報告に時間が取られて営業活動に集中できない」、管理者としては「管理が大変で、報告されたデータを営業活動の改善に活かせない」といった問題を感じている方も少なからずいるでしょう。

売上の報告の適切な管理・運用は組織や個人の営業力強化に欠かせません。

本記事では、売上を報告する目的から方法、押さえておきたいポイントや効率化のために必要なツール活用について解説します。

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なぜ売上報告が必要なのか？

当たり前のように行っている売上の報告ですが、そもそもなぜ必要なのでしょうか。

営業担当者と管理者のそれぞれの立場から見て整理していきましょう。

営業担当者の目的

営業進捗や示唆の共有

売上の報告は、自身の目標の進捗や、今後の売上見込みを共有することが目的です。

その上で、日々顧客からもらう数多くの意見や示唆を組織で共有することで、メンバー間でのスキルアップや次の商談でのアクションへと活かすことができます。

営業活動の改善

また、売上報告が必要な理由として、自身の営業活動を振り返り、改善するための PDCA  を回すことも挙げられます。

自身の営業活動がうまくいけばチームに共有し他の営業担当者の参考になります。一方で自身の活動に改善の余地があれば客観的な意見を取り入れ修正を加える必要があるでしょう。

売上報告と聞くと面倒なイメージやネガティブな印象を持つ方もいらっしゃるかと思います。しかし、報告をすることで自身の営業活動の改善や気づきだけでなく、ポジティブなフィードバックを得られることの方が多いため、積極的に報告を行っていくことが重要です。

管理者の目的

営業進捗と課題の把握

では、管理者にとって売上報告の目的はどういった意味があるでしょうか。一つ目は、営業進捗と課題の把握です。

管理者は自分の管理下の営業担当者の KPI 、チームで持っている KPI が達成できるのか、その状況をつぶさに把握する必要があります。

営業活動を管理する上で、個人へのフィードバックや、営業戦略の策定、ターゲットの見直しに活かすことも必要です。

そのためにはタイムリーな報告を受け、部下の活動を理解していなければなりません。報告を受けたら売上の確認で終わるのではなく、その次のアクションへと活かすことが重要です。

チームの営業力の底上げ

また、報告を受けることで、チーム状態を把握し、必要に応じてチームの営業力の底上げを行うことができます。

例えばトップセールスの営業活動の分析を行うことで、売れている営業の行動や振る舞いをチーム全体で取り入れたり、新しく入ったメンバーの育成に活用することができます。

このようなアクションをするためには営業担当者の状況を理解し、何が足りないかをメンバーごとに把握する必要があります。また、トップセールスの参考になるアクションを共有し、他のメンバーにも展開することで営業活動を改善できるかもしれません。

人材の育成や組織としての営業力の強化には、顧客や営業活動で得られるデータをもとに行うことが大切です。

あわせて読みたい：データを活用した人材育成・営業力強化 – Accel by Magic Moment 

売上報告の方法

電話・メール

報告の方法は様々ですが、タイムリーに活用する方法として電話とメールがあります。例えば、契約を締結したタイミングで上司に電話やメールをして報告することもあるでしょう。

電話やメールで報告することのメリットとして、営業担当者の視点で考えると、リアルタイムに直接上司にポジティブな結果を報告することでモチベーションの向上が期待できます。

管理者のメリットとして、売上結果をリアルタイムに把握がすることが可能という点や、その場で部下に感謝や賞賛の気持ちを伝えることもできるでしょう。

一方デメリットとして、記録に残らないため別途 Excel や管理ツールにデータを入力することが必要になります。

Excel（スプレッドシート）

電話、メール以外の方法として、 Excel やスプレッドシートなどのツールを使った報告の方法もあります。

このツールを活用して報告するメリットとして、無料で活用することができるという点や、関数などの計算機能を用いることで、実績の入力から目標進捗や累計値の算出も可能という点があります。

BI ツールほどではないにせよ、簡単なグラフを用いて現状を可視化をすることができるため、利便性も非常に高いと言えるでしょう。

一方でデメリットとして、外出先での入力が困難であるため、データがタイムリーに入力できないという点があります。また、モバイルアプリなどで一部閲覧することはできたとしても入力作業という点では PC で行うことがほとんどでしょう。また、営業担当者が入力をする必要があるため、その手間が負担となり、入力漏れが発生することも考えられます。

さらに他の部署とのデータ統合や連携が難しく、分析データの属人化や部署間の情報断絶の原因にもなり得ます。

データの断絶問題は、営業活動の分業化が進む昨今、大きなボトルネックとなりつつあります。

下の図のようにマーケティングと営業間でツールが異なる、または横断的な管理になっていないことで、顧客情報がうまく伝わらず、「顧客にアプローチできていなかった」などの思わぬ機会損出を生んでしまいます。

また、これらデータの統合には莫大な金銭的及び時間的コストがかかります。

欠損したデータの収集と整形、システムの再設計には多くの企業が多額の費用を投じている状況です。

あわせて読みたい：Excel 問題から脱却し、売上につながる「顧客管理」へ – Engagement Academy 

SFA などの営業支援システム

SFA を活用することで、情報管理や営業活動の可視化が容易になるというメリットがあります。また、売上の報告はもちろんのこと、下記のような行動や案件に関する営業活動全体の管理も得意としています。

• 営業のタスクやスケジュールの管理
• 営業プロセスを進捗させるためのアクション
• 営業活動の KPI 分析
• 商談の優先順位の明確化
• 商談の情報から次の最適な活動のレコメンド

SFA のデメリットとして、ツールの利用費用が他の方法に比べて必要経費としてかかってくる点があります。

また、機能が豊富であるということは良い面である一方で、営業メンバーが新しいシステムを使いこなせない、オーバースペックで組織に合っていないことも起こり得ます。

SFA を導入する前には以下のポイントに注意することを強くお勧めします。

• 導入目的の明確化/定量化
• 費用対効果が見込めるかを検討
• データ入力が複雑でないか確認
• 運用サポートの充実度合いを確認
• 自社の営業担当者のレベルやリテラシーに合わせたツールを選定する

また、導入前に上記のポイントを踏まえて最適なツールを導入できても、活用し続ける必要があります。そのため、導入後には以下のポイントに注意しておくことも重要です。

• データ入力の正確性を保つ
• 運用が組織に浸透するよう準備する
• 組織全体でデータ活用の体制を整える
• 最初は簡単な入力から始め、挫折する人を限りなく出さないようにする
• わからない場合はすぐに相談できる窓口やマニュアルを準備しておく

以下の記事では SFA ツールを比較してご紹介しています。

あわせて読みたい：【2022年最新】営業の生産性を上げるおすすめ SFA を徹底比較 – Accel by Magic Moment 

売上報告で気をつけるべきポイント

売上報告の目的を共有する

売上の報告を行う際は、何のために売上を報告するのか、その目的をチーム全体が理解していることが大切です。管理者のみではなく、営業担当者にとってもメリットがあることであることを担当担当が認識していることで、継続的な運用ができるでしょう。

少し話を大きくすると、営業担当者が報告する売り上げ情報は最終的に会社として公式に発表する数字の大元になっています。営業担当者として、自分が報告する数値や結果がどのくらいの影響があるか感じる場面は少ないかもしれませんが、普段売上報告をしている数値は最終的にその会社やステークホルダーに対する公式な決算記録として重要な意味を持っています。この理解が低いと、売上の報告が後回しになり、報告漏れや報告忘れの原因に繋がります。次の戦略立案や方向性を指し示すことが困難になってしまうでしょう。

売上報告をリアルタイムで行う

売上の報告は一日の終わりにまとめて実施するのではなく、リアルタイムで行うことを心がけると良いでしょう。営業担当者の気持ちとしては、何度も報告を行う手間を考えたとき、一日単位でまとめて報告したくなるのは十分理解できます。

しかし、リアルタイムで売上報告をすることで、都度個人へのフィードバックや、営業戦略の策定/見直しをスピーディーに行うことができます。

また、管理者との連携を密にすることで判断に迷った時に客観的な意見を仰ぐことができ、正しい意思決定を行うこともできるでしょう。

売上報告を効率化するには？

簡単に売上の報告/管理ができる環境を整える

売上の報告は毎日、リアルタイムで行う必要があります。

しかし、これを個人の努力で、漏れなく継続することは決して楽なことではありません。そのため、営業担当者の負担を減らすべく、簡潔に効率的に売上の報告を行える環境を整えることが重要です。

例えば、売上の報告を効率化するためにも報告のルール化やフォーマットを整えると良いでしょう。ルールが定まってフォーマットも決まっていれば、何をどこにどのような粒度でインプットすべきか明確になっており、売上報告の負担は大幅に軽減されるはずです。

営業担当者は報告の手間や報告頻度を最小限度にしたいと思っていますし、報告内容もできるだけ標準化することで、報告内容のばらつきを減らすこともできます。

これは営業担当者だけではなく、管理する側の負担軽減にも繋がります。報告された内容について何度も細かい質問をする必要もなくなり、担当者と管理者それぞれの手間も最小限にできるでしょう。

営業支援ツールを活用する

報告を効率化するための方法として、ツールの活用も効果的と言えます。

売上の報告はリアルタイムで行うことと、報告内容を元に素早く示唆を出し次のアクションへと繋げることが最も大事ですが、その一連のプロセス自体が非常に煩雑になりがちです。

そのため、ただ売上報告だけをおこなっても、その後のデータの集計や見える化までを実現できる必要があり、そういった複雑なプロセスはツールで賄うことが効率的と言えます。

最近はすぐれたクラウドサービスなどのツールがたくさん世に出回っています。自社にあった営業支援ツールを活用することでリアルタイムに関係者間に売上の報告が共有され、関係者が必要としている切り口で情報を取捨選択し報告内容を確認できるようになります。

営業支援ツールの良いところは、クラウドなどで共有されるため、ローカルデータとして埋もれることもないことです。

営業担当者の売上報告が関係者にアクセスできる形で管理されるため、その情報を元に普段の営業活動を把握することができ、改善につながるアクションも取りやすいというメリットがあります。

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