再現性のある営業の仕組みづくりで、1人あたりの商談創出数1.5倍、新人育成期間60%短縮を実現

「ワークスタイルの未来を切り拓く」という理念のもと、オフィスワークを効率化してより良いワークスタイルを実現するクラウドサービス、ワークフローシステム「コラボフロー」と Web フォームサービス「コラボフォーム」を提供している株式会社コラボスタイル様。 

IT ツールベンダーとしてだけではなく、人生をより豊かにするため、時代にあった新しい働き方を追求しては世の中に発信していくことを大事にされており、2023年版日本における「働きがいのある会社」ランキングの25-99人の企業規模部門5位にも選出されています。

IT の力で「無理・無駄・ムラ」をなくすことを推進されている同社において、営業活動における成果最大化を実現するために導入されたのが、弊社の提供するセールスエンゲージメントプラットフォーム 「Magic Moment Playbook」（以下、Playbook）でした。

再現性のある営業シナリオを Playbook に落とし込み、営業活動を効率化することで、新人営業の早期立ち上がりと高い生産性を実現しました。導入からわずか3ヶ月後、新人の育成期間が60%短縮され、営業活動量は1.8倍増加し、インサイドセールス担当者1人当たりの商談創出数も1.5倍に増加するという成果が得られました。

同社の成功の背景と Playbook の効果的な活用方法ついて、インサイドセールスチームチームマネージャーの小棚木様にお話を伺いしました。 

【課題】　 

• 新卒や未経験者の出入りが頻繁にあるチームのため、育成期間の短縮や全メンバーが平均以上の活動を行えるための、再現性ある営業の仕組みが必要だった
• 全社的に導入している SFA ツールの UI が分かりにくく情報の整理ができていなかった
• 情報が不足していたため、営業メンバーの活動を改善する具体的な方針が分からなかった

【解決策】　 

• Magic Moment Playbook で営業の流れとヒアリング項目を標準化し、それぞれの項目が何を目的としているのかが明確にすることで、情報の記録がスムーズに行われる状況を整えた
• シーケンス機能を活用し、最適なフォローアップ手順やメールテンプレートをチーム全体で共有することで、誰もがお客さまにとって適切なタイミングで最適な内容のメールを送信できるようにした

【効果】 

• 営業フローを標準化し、定型的な作業を自動化したことで、1人当たりの商談創出数が1.5倍に拡大。活動量は1.8倍、掘り起こし案件の商談化率も2倍以上に増加した。
• 誰もがすぐに一定水準以上の営業活動を行えるようになり、通常5ヶ月要していた新卒メンバーの立ち上がりが2ヶ月に短縮した

新人育成のスピードを早めたくても、営業活動の何を改善するべきかが分からなかった

ー最初に小棚木様の所属されているインサイドセールスチームの役割やミッションについて教えてください。

小棚木様：コラボスタイルは、「ワークスタイルの未来を切り拓く」という理念をもとに、デジタルワークプレイス事業とワークスタイル事業部の2つを軸に事業を展開しています。私たちの所属するデジタルワークプレイス事業では、ワークフローシステム「コラボフロー」と Web フォームサービス「コラボフォーム」を提案しています。営業体制としては The Model をベースにしており、インサイドセールスチームは商談獲得数を主な KPI としています。

ーPlaybook の導入前はどのような課題をお持ちだったのでしょうか？ 

小棚木様：課題として大きく2つありました。一つは営業メンバーの育成に時間がかかっていたこと、もう一つは情報の整理やデータ化が上手くいかなかったことです。

前提として、私たちのインサイドセールスチームには多くの新卒メンバーが入社し、一定期間の経験を積んだ後、パートナーセールスなど他のチームへの異動が頻繁に行われています。そのため、人材輩出機関としての側面もあり、新卒メンバーの早期立ち上げは重要視しています。

しかし、私たちのチームでは商談獲得とアポ取りを別のものとして考えており、その後に受注しやすい条件を満たす案件のみを商談獲得数としてカウントしています。このため、特に新卒メンバーにとっては、商談が成立する条件や必要な情報を得るための質問事項、さらには類似製品や連携可能な製品などのすべてを覚える必要があり、オペレーションが複雑で理解が難しい状況でした。

その上で、営業メンバーがリアルタイムで正確にデータを記録できていなかったり、SFA ツールにもテキスト形式で記録がされていたことで、情報整理やデータ化にもどうしても時間がかかっていました。その結果、営業メンバーが伸び悩んでいたり、成果がうまく出ない場合にも、そもそも何を改善しないといけないかが分からない状態でした。彼ら自身としても頑張っているのになぜか成果がでないし、その理由もわからない。ここに大きな課題を感じていました

ーそれらの問題にどのような対応を取られてきたのでしょうか？

小棚木様：弊社では全社的に導入している SFA ツールに、セールス以外の全てのチームを含む多くの情報を集めているため、まずはそれをうまく活用する方法を模索していました。しかし、データ入力をチェックボックス形式にしても、画面の見た目が分かりにくかったり、チェックボックスの入力がなぜ必要なのかがメンバーに理解されなかったため、結局データの入力が単なる手間となり、うまくいきませんでした。

結局営業メンバーに使われないと情報も溜まっていかないため、ツールの使いやすさは重要だと気づき、どうしようかと思っていたところ、偶然 Magic Moment さんのウェビナー「メールだけでアポは獲得できるのか？」に参加する機会があり、そこで紹介されていた Playbook を見た時に、「これだったら私のやりたいことができる！」と関心を持ちました。

「入力する営業メンバーにとって分かりやすそうな画面が良いなと思いました」

ーPlaybook のどのあたりでそう思われましたか？

小棚木様：まずは Playbook Core（図1）の見た目が営業メンバーにとって分かりやすく使いやすそうであることです。お客さまと通話をしながら複数の画面を操作して、テキスト情報を入力するのって結構難しいことだと思いますが、Playbook なら、お客さま情報から質問するべき項目やデータ入力画面が一つの画面に表示されるため、そこがまず良さそうだなと思いました。

小棚木様：また、シーケンス機能（図2）には興味がありました。従来だとお客さまへのフォローアップを行う際には、いつ、誰に、どのようなアプローチを取るかを、営業メンバー自身で全て管理しなければならず、それだと個人主観での判断が大きいため活動成果にばらつきが生まれていました。しかし、Playbook のシーケンス機能を活用することで、チーム全体で最適なフォローアップの手順やメールテンプレートを共有して効果的に活用できそうだなと感じました。

自動送信のメールで4回の顧客フォローを徹底し、活動量は従来の1.8倍に増加

ー導入から半年以上が経ちましたが、今まで Playbook をどのように活用されてきましたか？

小棚木様：私を含めた6名が日々のインサイドセールス活動で Playbook を活用してきました。期待していた通り、Playbook Core は見た目が整っているので、それぞれの項目が何のためにあるのか分かりやすく、必要な情報の記録が徹底できるようになってきています。

また、シーケンス機能では4回のお客さまアプローチを徹底しています。お電話が繋がらなかったお客さまに、即時で1回目のメールを送り、その後も反応がなかったお客さまには2回目と3回目とお役立ち資料や商談のご提案を送るようにしています。

ーPlyabook を使い始めて営業活動はどのように変わりましたか？

小棚木様：まずは営業活動の量が圧倒的に伸びました。今までは基本的に電話だけで営業活動を行っていたのですが、シーケンス機能によってメール送付を含めた営業フローを確立できました。さらに、自動化すべき作業は徹底的に自動化できるようになったので、結果として導入3ヶ月ほどで活動量は1.8倍ほど増えました。

また、私たちのサービス分野は製品が比較的安価であるため、初めてお客さまと接触する瞬間から製品導入までの時間が非常に短いのが特徴としてあります。お電話が繋がらなかったお客さまとの接触に少し間が空いてしまうと、他社で既に決められてしまうといったことも頻繁に起きていました。そのため、シーケンス機能によって継続的にアプローチする習慣が浸透したこともすごく良かったと思います。成果としても、難しい過去の掘り起こし案件にも継続的なアプローチができるようになり、そこからの商談化率が従来の2倍以上に向上しています。

お客さま視点の営業活動ができるようになり、1人当たりの商談創出数が1.5倍に増加

ーPlaybook を使うことで営業活動に対するメンバーの意識に変化はありましたか？

小棚木様：新卒の営業メンバーを含め、お客様の状況をより具体的に想像できるようになりました。以前はメールを通じて情報を提供するだけで、ほとんどの場合、返信が得られなかったのですが、現在ではお客様に合った提案を含むメールが送信できており、同じ断りの場合でも、しっかりと最後まで読まれた上でのご返信をいただくことが増えました。この意識の変化に加え、営業活動量自体が効率化されたこともあり、インサイドセールス1人あたりの商談創出数は導入前の1.5倍に向上しました。

ーどのように Playbook を活用することでそのような変化が起きたのでしょう？

小棚木様：シーケンス機能で営業フローが見える化できたことがまずあります。最適な営業フローが把握できることで、「1通目のメールに返信したお客さまはこう考えているかな？」「4通目で返ってきたのはここが刺さったからかな？」など、お客さまの行動とその時の心の機微を考えることができるようになってきました。

また Playbook を導入したと同時にトークスクリプトを廃止できたことも大きいと思います。仮のサンプル的なスクリプトはありますが、基本的には Playbook Core の項目を埋めるために必要な質問をお客さまにしてもらっています。

お客さまの声をしっかりと聞くことは、インサイドセールスの重要な役割だと思いますが、トークスクリプトがあると、ただ読めばいいだけの状態になりがちで、お客さまの話を聞かなくなっちゃうんですよね。以前は、一方的に会話を進めてしまっていたり、スクリプトにないことをお客さまに言われるとパニックに陥ってしまうこともありました。

そこを、Playbook Core によってヒアリング項目を型化したことで、自分の言葉でお客さまに質問を投げかけて回答を得てもらうきっかけになり、それによってむしろ、最初に想定していたスクリプトから大きく外れることなく、自然で型にはまっていない対話がお客さまとできるようになったと思います。

新人営業の育成期間を5ヶ月から2ヶ月へと60%短縮を実現

ー営業メンバーの活動や意識が変わったことで、新入社員の育成に変化はありましたか？

小棚木様：立ち上がりのスピードはかなり短くなりました。通常だと4月に入社した新卒の営業メンバーが、先輩の補助なしで営業活動を行えるようになるまで5ヶ月ほどかかっていましたが、今年の新卒メンバーは、入社翌月の5月には一人で営業活動ができるようになりました。Playbook によって、お客さまにとって最適なタイミングで最適な営業活動ができるようになり、私自身もマネージャーとして安心して任せることができるようになりました。

ーありがとうございます。最後に、今後の目標について教えてください！

小棚木様：コラボスタイルとしては、「ワークスタイルの未来を切り拓く」という理念の通り、「働くをより良くする」ためにワークフローがあると考えています。そのため、現時点では私たちのインサイドセールスチームが提案しているのはワークフローだけですが、将来的にはワークスタイル全般の提案までを行いたいと考えています。

Playbook を活用し、多くのお客さまとの対話を記録していくことで、私たちのサービスを導入した企業様が直面していた課題や、それぞれの企業様にとって「働く上での理想の状態」がどのようなものか、今後きっと分かってくると思います。そこで得た情報やデータを活用することで、さまざまな課題を抱えるお客さまに対して「働くをより良くする」ワークスタイルの提案ができるようになっていきたいです。

■基本情報
社名 ：株式会社コラボスタイル
業種：情報通信業
従業員数：63名
所在地 ：愛知県名古屋市中村区名駅1-1-1 JPタワー名古屋36階
代表者 ：代表取締役社長 兼 CEO 松本 洋介
設立 ：2013年7月
URL ：https://corp.collabo-style.co.jp/

弊社サービス詳細は下記サービスサイトよりご確認・お問合せください
◆Magic Moment Playbook
https://www.magicmoment.jp/playbook/
◆CS BPO
https://lp.magicmoment.jp/cs-bpo